Ödül komisyonunca başvuru dosyaları belirlenen takvim uyarınca ödül komisyonu başkanının komisyon üyelerini toplantıya çağırarak nihai kararın alınmasıyla karara bağlanır. Nihai karar gerekçesi ile tutanak altına alınır. Tutanakta kararın oy birliği/oy çokluğu ile alındığı belirtilir ve karşı oy varsa, gerekçesi tutanağa eklenir. Oylamada başkan dahil her üye birer oy hakkına sahiptir, çekimser oy kullanılamaz.
Jüriler nihai kararlarını Senato'da görüşülmek üzere Rektörlüğe sunarlar.