Necmettin Erbakan Üniversitesi Bilim İnsanı Ödülü ve Genç Bilim İnsanı Ödülü ilgili maddelerde belirtilen kriterler doğrultusunda komisyon tarafından belirlenecek olup bu kategorilerde başvuru alınmaz.
Diğer kategorilerde ise; başvuru dosyası; ödüle aday olma durumunda adayın kendisi tarafından; ödüle aday gösterilme durumunda ise aday gösteren kişi, kurum ya da kuruluş tarafından hazırlanır.
Başvuru dosyası *.pdf biçiminde hazırlanarak CD ya da "taşınabilir bellek" ortamına kaydedilir, her yılın son başvuru günü mesai bitimine kadar Rektörlük Yazı İşleri Müdürlüğüne sunulur.
Dosyada,
- Ödüle hangi gerekçe ile aday olunduğunu ya da gösterildiğini açıklayan sunuş yazısı,
- Adayın çalışmalarını içeren ayrıntılı özgeçmiş,
- Ödüle aday olunmasına ya da gösterilmesine gerekçe teşkil eden çalışma, araştırma, proje, eser ya da etkinliğe ilişkin tüm belgelerin birer örneği,
- Varsa, adayın o güne dek kazandığı ödüllerin listesi yer almalıdır.
Başvuru dosyaları; Rektör Yardımcısı Başkanlığında üniversitede görevli Fen ve Mühendislik, Sağlık ve Sosyal Bilimler alanlarındaki öğretim üyeleri arasından Rektör tarafından görevlendirilen altı kişiyle birlikte toplam 7 (Yedi) öğretim üyesinden oluşan ödül komisyonunca ön incelemeye tabi tutulur. Ön inceleme sonucunda dosyada saptanan eksik belgeler için, aday olan ya da gösterenlere 15 günlük ek süre tanınır. Söz konusu eksikliklerin giderilmemesi durumunda, dosyalar değerlendirmeye alınmaz.